由于（yú）国内知识产权保护还不完善，在（zài）很（hěn）多企业事业单（dān）位对电子文档缺乏基本的安全管理与防（fáng）护，员工可以随意上传下载和发放（fàng）网（wǎng）络中的文件，或者通过（guò）电子（zǐ）邮件和（hé）移动硬盘，很轻（qīng）松地把企业（yè）的（de）许多重要信息传递到网（wǎng）络外（wài）部。虽然，作为公（gōng）司的管理（lǐ）者或相关应用部门（mén）都希望（wàng）公司相关的敏感信息资料（liào）（比（bǐ）如：财务数（shù）据、技术文档等）不能轻易地（dì）离开公司（sī）的网络环（huán）境（jìng），甚至不能在公司（sī）网络内部的随意地传递与交流。但是，管（guǎn）理者往往面临诸多不利于（yú）数据防泄漏的情况，诸如：
1）数（shù）据分（fèn）散存储
用户可能会（huì）因为各种原因把（bǎ）数（shù）据分散（sàn）存储在（zài）不同的系统（tǒng）中（zhōng）。而这种分散存储（chǔ），因（yīn）缺乏统一（yī）的数据管控措施（shī），非常容（róng）易导致敏感数据的丢失或泄漏。
2）终端管理不善
不安全的终端（duān）系统是造成（chéng）敏感数（shù）据信息泄漏（lòu）的关键点（diǎn），因终端系统管理不善可能造成信息泄漏的可（kě）能性主（zhǔ）要性体现在：因（yīn）人员频繁流动、访问权限及安全策略（luè）不能及时更新，造（zào）成单位敏感数据的流失；
人（rén）员出差、加班需（xū）利用便携式终端带走大量的敏感数据（jù），但无法提供有效的监控；
内部人员通过终端有意或无意所导致；
终（zhōng）端遭受病毒和和黑客的入侵或文（wén）件破（pò）坏（huài）；
对（duì）移动（dòng）存储（chǔ）介质（移动硬盘、U盘等（děng））缺少有效地安全管控，导（dǎo）致在使用中带来安全隐患（huàn），如丢失（shī）、中毒或违规（guī）使用（yòng）U盘（pán）拷贝信息等。
3)文件安全管控（kòng）不（bú）足
敏感（gǎn）文档安全管控不够（gòu），缺乏细粒度（dù）的分级管理（lǐ）以及有效地认证授权与访问（wèn）控制措施，在存储时采用明文（wén）保存，都可能导致敏感信息的泄（xiè）露。
4）敏感信息的传输安全性（xìng）问题
在（zài）数据传输过程中除（chú）缺乏（fá）有效地加密（mì）措施，信息内容可能会被非法用户截获。
5）缺乏有效地文档安全（quán）管理制度
文档管理部门缺乏（fá）有效地（dì）人员（yuán）保密意（yì）识、文档（dàng）安全管理制度以（yǐ）及相应的文档授权访问管理流（liú）程，也是造成敏感信息泄（xiè）漏的一个主要（yào）原因。
安鼎电子文档安全管理系（xì）统（tǒng）是针（zhēn）对计算机中（zhōng）的电子文档进行（háng）加密保护（hù）、集中（zhōng）存储、安（ān）全流通的一套可（kě）信的综合（hé）文（wén）档管理（lǐ）平（píng）台。系统首先实（shí）现单机上的（de）文件加密存储，然后可（kě）以利用（yòng）网络环境（jìng）将本机的文件通（tōng）过（guò）加密机硬件加（jiā）密存放（fàng）到一台数（shù）据（jù）服务器之中（zhōng），对服（fú）务器（qì）上的按企业（yè）组（zǔ）织架构分用户（hù）权限（xiàn）进行（háng）管理，各（gè）自用户文件相互独立。同时可以（yǐ）方（fāng）便的（de）实现个人电（diàn）脑与服务器上（shàng）文件的双（shuāng）向（xiàng）更新，提供了本地异地文档备份（fèn）机制（zhì），全面提（tí）升文件的存储安全系数。它有以下功能：
移动办公环境或桌面办公（gōng）环境文（wén）件加密
系统在个（gè）人计算机（jī）上提供了（le）一个加（jiā）密存（cún）储的个（gè）人加密文件库。用户（hù）可以将需要使用的（de）文件加密存（cún）储到个人加密文件库（kù）中。个（gè）人库（kù）以虚拟磁（cí）盘形式工作。
文件集中加密存储
系（xì）统提供了一个以加密（mì）的形式存储（chǔ）文（wén）件（jiàn）的中心——中心加密文件库，各用户可以（yǐ）将自己的文件存储到该中心。在中心（xīn）加（jiā）密文件库中的文件只有文件拥（yōng）有（yǒu）者（zhě）自己可以访（fǎng）问，其他（tā）人无（wú）访问权。中心库（kù）可以与个人加（jiā）密库（kù）文件互（hù）动。文（wén）档密（mì）级标志与（yǔ）访问（wèn）控（kòng）制（zhì）
所有（yǒu）存储到中心数据库的文档都必须（xū）定（dìng）义（yì）等级。对不（bú）同等（děng）级的文件进行隔离存储，避免混淆。按照等级对文档的授权交换进（jìn）行（háng）严格（gé）控制，杜绝跨密级级别访问文件内容。
中心（xīn）库文件（jiàn）授权共（gòng）享
文件拥有者可以将其中心加密文件库中的文件授权给其他用（yòng）户（hù）查看和下载。这种授权需要具有审批权（quán）限的管理员（yuán）进行（háng）审批，避免了（le）工（gōng）作人员间直接拷（kǎo）贝文件带来（lái）的一（yī）些安全问题。授权审（shěn）批操作（zuò）具有详细的日（rì）志记录（lù）供事后审计。针对候（hòu）审文档（dàng）数量（liàng）过多，审批工（gōng）作量大的问（wèn）题，提供批量审批功能，提高工作效率。
中心库（kù）文件全文检索
用户在浏览中心库文件的过程中（zhōng），可以根（gēn）据关键词对WORD、PPT、PDF、Excl、TXT等（děng）文件内容进行检索，进一（yī）步提高文（wén）件浏览（lǎn）的效率。全文检索也具有相应的权限控制。
中心（xīn）库文件（jiàn）全（quán）文检索
用户在（zài）浏览中（zhōng）心（xīn）库文（wén）件的（de）过程（chéng）中（zhōng），可以（yǐ）根据关键词（cí）对WORD、PPT、PDF、Excl、TXT等文件内容进行检索（suǒ），进（jìn）一（yī）步提高（gāo）文件浏览的效率。全（quán）文检索也具有相应的权（quán）限控制。
对（duì）上传中心文档库（kù）的文件自（zì）动加入版本控（kòng）制信息。系统采用轻量级版（bǎn）本控制系统，使（shǐ）得用户可以获取文档（dàng）不同时期的版本内容，同（tóng）一文（wén）件的不同版（bǎn）本也具有权限控制（zhì），提供受控（kòng）版本访问机制。系统（tǒng）去掉（diào）不（bú）常（cháng）用的版本（běn）控（kòng）制机制（zhì），仅（jǐn）方（fāng）便了用户（hù）使用，又提高了过程文档的安全性。
丰富的（de）审计（jì）信（xìn）息
系统对所有（yǒu）用户的操（cāo）作行（háng）为都可以（yǐ）进行审计，如什么人在什（shí）么时间、在（zài）哪台计（jì）算机上进行了什么类型的（de）操作、涉及到什么文件（jiàn）等（děng）都有详细记录。系统（tǒng）还提供了对审计信息的各种（zhǒng）管理与查询功能（néng）。
网络加（jiā）密传输（shū）
文档网络（luò）流（liú）转全（quán）部（bù）采用（yòng）SSL加（jiā）密通讯，避免网络监听和篡改，保证数据的一致性、完整性（xìng）和可用性。
特色描述
集（jí）中与分布存（cún）储相结合（hé）
安鼎电子文档安全管理系统除（chú）提（tí）供了一个集中的中心加（jiā）密文件库（kù）外（wài），还在个人计算机上构（gòu）件了个人加密文件库（kù）。文件在这两个库中都可以保存。这样，文件除具（jù）有很（hěn）好的保密性外，还具有一定的容灾能力，在中心加密文件库崩溃或（huò）个人计算机损坏时（shí），文（wén）件都可以安全恢复。
支（zhī）持文件同步
通过（guò）支持移动办公设备和中心（xīn）加（jiā）密文（wén）件库的同步功能，使移动（dòng）办（bàn）公环境使用文件安（ān）全（quán）、简（jiǎn）单便捷（jié）。
支持文件授权（quán）共享
文（wén）件拥有者可以将其中心加密文件库中的文件授权给其他用户查看，避（bì）免用户间直接通（tōng）过文件拷贝共享文（wén）件。
三权分离的安（ān）全（quán）管理机制
系（xì）统置（zhì）了系统管理员（yuán）、安（ān）全（quán）员、审计（jì）员。
系统管理员完成系统的组（zǔ）织机构和用户的建立。
系统安全员给用户解锁，使系统管理（lǐ）员创建的（de）用户能够进入系统（tǒng）；系统安全（quán）员（yuán）还能控制用户的使用（yòng）时间，控制用户在某个时间里（lǐ）能否使用本系统；负责用户的权（quán）限管理；对系（xì）统中的每（měi）个用户（hù）的口令进行管理。
审计员监督系统（tǒng）中的所有操作。
万一系统（tǒng）中的某个人员发生意外，可通过系统安全（quán）员来（lái）修改口（kǒu）令完成（chéng）对（duì）信息的（de）脱密工作，但是，这（zhè）项工作（zuò）受（shòu）系统审计员（yuán）监督（dū）。
系统（tǒng）管理员（yuán）、系统安全员以及系统（tǒng）审（shěn）计员无法访问普通（tōng）用户的文（wén）件。
文件自（zì）动保护
当用（yòng）户接入Internet时（shí），电子文（wén）档安全管理系统会自动关（guān）闭对文（wén）件的访问；当用户退出系（xì）统时，系统自动执（zhí）行文件入库保护；如果用户在规定的时间（jiān）内不（bú）操作计算机，系统（tǒng）自动退出并执行（háng）文件入库保护。
管（guǎn）理简单（dān）
系统提供了（le）文件分类（lèi）功能，用户可按照自己的工作（zuò）需要（yào）设置符合（hé）自（zì）己要求的分类方（fāng）法以（yǐ）便高效（xiào）的管理（lǐ）存储在加密文件（jiàn）库中的文（wén）件。
系统管（guǎn）理员根据本单位的情况创建（jiàn）组织（zhī）机构，然后，在组织机构下创建对（duì）应的用户。
操作方便
整个系统（tǒng）操作界面类（lèi）似（sì）于WINDOWS资源管（guǎn）理器，其操作十分（fèn）简单。
电子政务（wù）文档安全管理解决方案 